問題出在哪裡？
隨著校園數位轉型的推動，越來越多學校導入各式 AI 教務管理工具。包括：
考勤紀錄自動化
作業批改機器人
公文草擬助手
課程規劃生成系統
LMS 平台整合與升級
這些系統的設計目標，都是為了提升行政效率，減少重複性事務。
然而，在實際應用上，教師的行政負擔並未明顯下降。
即使具備會議紀錄生成、公文草案輸出等功能，
但如果你沒有先想好自己想解決什麼問題，或者讓 AI 搞清楚你現在的處境，
它就只會乖乖吐出一份看起來格式沒問題，但其實沒什麼幫助的答案。
想讓 AI 好好幫上忙，你就要說清楚你的「目的」，讓它知道該如何幫你把事情搞定。
💡根據 OECD TALIS 2018 和 RAND 教師調查報告，行政負擔排名前 3 的項目為：
會議紀錄整理
出缺席統整
公文回報撰寫
【資料來源：全球教育者核心痛點分析暨 ChatGPT 指令庫設計顧問報告】
很多人以為 AI 會讀心，能自動知道你在想什麼，
但其實它只是根據你輸入的文字去「猜」你的意思，
再從資料庫裡找出看似合理的回覆。
當你輸入越模糊，AI 就越容易抓錯方向、胡說八道，
所以與其怪它不夠聰明，不如學會怎麼讓它「聽得懂人話」。
以下這一套設計指令的標準流程，可應用在所有行政場景（以會議紀錄為例）：
例：我是一位【中學教務主任】
例：剛結束一場【60 分鐘的跨領域課程會議】，參與人數約【10 位】
例：請輸出為 Markdown 格式，包含條列項目與表格
例：請生成完整會議紀錄，列出決議與行動項目，並預排下次會議時間
📌 任務：會議紀錄生成
我是一位【中學教務主任】，剛結束一場【60 分鐘的跨領域課程會議】，參與人數約【10 位】，會議重點集中於【下學期課程整合與評鑑標準調整】。
請根據以下逐字稿，生成一份會議紀錄，輸出格式為 Markdown，內容包含：
- 會議基本資訊（時間、地點）
- 出席與缺席名單
- 三點討論摘要
- 決議與行動項目（含負責人與完成時限）
- 下次會議預排時間（若有）
👉 詳見更多範本指令：[AI 指令大全](/prompt-library)
📌 為什麼這個指令有效？
關鍵在於你給它的指令，得包含四個要素：角色要明確、情境要具體、格式要清楚、任務要有方向。
這些細節會讓 AI 輸出貼近實際你的使用需求，而非僅僅「看起來像會議紀錄」的文字。
不亂猜，要對症下藥。
很多教師第一次使用 ChatGPT 時會下這種指令：
❌ 「幫我寫一份會議記錄。」
這樣的輸入太模糊，AI 不知道你是誰、是什麼會議、要多詳細，也不知道你希望的格式。
對照以下修正版，就能看出效率差異：
✅ 「我是一位【教務主任】，剛結束【60 分鐘教學討論會議】，請幫我產出包含重點摘要、行動決議、參與者清單的 Markdown 會議紀錄。」
越精確的上下文參數，越能降低「你寫完還要再改一次」的情況。
除了會議紀錄，以下這些常出現的繁瑣校務，也都能透過指令進行自動化：
請根據下列學生點名紀錄，輸出一份當週出缺席統計，格式為 Excel 表格，含遲到／早退分類，並標示重複曠課者。
請撰寫一封尊重且具有提醒力道的家長通知信，說明學生小明已連續三天遲到，並提出三項可行改善建議。
這類場景因為資訊結構清晰、格式重複率高，非常適合交給 AI 輔助完成。
若你已熟悉指令撰寫，下一步可以考慮整合其他工具：
Google Sheet + ChatGPT：自動輸出點名統計與每週出勤報表
Notion + AI API：將每次會議記錄自動歸檔到個人資料庫
LINE Notify + AI 指令：生成家長通知後自動推播訊息給導師群組
這些進階應用雖然比較吃技術設定，但它會幫你大幅提升行政流程的自動化程度。
Q1：AI 可以取代行政助理嗎？
A1：AI 可協助完成格式化任務，如出缺席統整、會議草稿撰寫。但複雜跨部門協調仍需人工處理。
Q2：什麼樣的指令最容易出錯？
A2：未定義角色、不說明格式、忽略情境背景的指令容易產出錯誤或無效內容。
Q3：AI 指令是否可共用？
A3：可建立學校內部的共用 Prompt Library，每位教師依科目與任務需求套用，並持續優化。
行政自動化，不僅僅是靠功能疊加，你需要兼顧設計的品質。
只要掌握「角色＋情境＋格式＋目標」這四大結構，
你就能讓 AI 成為真正的助教，而不是另一份待處理的任務。
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本文根據 OECD TALIS 教育報告、RAND 教育應用資料，以及自有顧問研究報告撰寫，旨在提供教師可立即實用的 AI 行政優化解法，協助您將時間重心重回教學與學生互動本質。
