問題出在哪裡？隨著校園數位轉型的推動，越來越多學校導入各式 AI 教務管理工具。包括：考勤紀錄自動化作業批改機器人公文草擬助手課程規劃生成系統LMS 平台整合與升級這些系統的設計目標，都是為了提升行政效率，減少重複性事務。然而，在實際應用上，教師的行政負擔並未明顯下降。即使具備會議紀錄生成、公文草案輸出等功能，但如果你沒有先想好自己想解決什麼問題，或者讓 AI 搞清楚你現在的處境，它就只會乖乖吐出一份看起來格式沒問題，但其實沒什麼幫助的答案。想讓 AI 好好幫上忙，你就要說清楚你的「目的」，讓它知道該如何幫你把事情搞定。💡根據 OECD TALIS 2018 和 RAND 教師調查報告，行政負擔排名前 3 的項目為：會議紀錄整理出缺席統整公文回報撰寫【資料來源：全球教育者核心痛點分析暨 ChatGPT 指令庫設計顧問報告】再多指令也沒效？你需要的是「輸入更聰明」很多人以為 AI 會讀心，能自動知道你在想什麼，但其實它只是根據你輸入的文字去「猜」你的意思，再從資料庫裡找出看似合理的回覆。當你輸入越模糊，AI 就越容易抓錯方向、胡說八道，所以與其怪它不夠聰明，不如學會怎麼讓它「聽得懂人話」。以下這一套設計指令的標準流程，可應用在所有行政場景（以會議紀錄為例）：Step 1｜角色設定（明確身分）例：我是一位【中學教務主任】Step 2｜情境參數（定義發生背景）例：剛結束一場【60 分鐘的跨領域課程會議】，參與人數約【10 位】Step 3｜格式需求（明確輸出型式）例：請輸出為 Markdown 格式，包含條列項目與表格Step 4｜明確目標（讓 AI 聚焦產出）例：請生成完整會議紀錄，列出決議與行動項目，並預排下次會議時間ChatGPT 指令範本（可直接套用）📌 任務：會議紀錄生成我是一位【中學教務主任】，剛結束一場【60 分鐘的跨領域課程會議】，參與人數約【10 位】，會議重點集中於【下學期課程整合與評鑑標準調整】。請根據以下逐字稿，生成一份會議紀錄，輸出格式為 Markdown，內容包含：- 會議基本資訊（時間、地點）- 出席與缺席名單- 三點討論摘要- 決議與行動項目（含負責人與完成時限）- 下次會議預排時間（若有）👉 詳見更多範本指令：[AI 指令大全](/prompt-library)📌 為什麼這個指令有效？關鍵在於你給它的指令，得包含四個要素：角色要明確、情境要具體、格式要清楚、任務要有方向。這些細節會讓 AI 輸出貼近實際你的使用需求，而非僅僅「看起來像會議紀錄」的文字。不亂猜，要對症下藥。錯誤 vs 正確指令對照教學很多教師第一次使用 ChatGPT 時會下這種指令：❌ 「幫我寫一份會議記錄。」這樣的輸入太模糊，AI 不知道你是誰、是什麼會議、要多詳細，也不知道你希望的格式。對照以下修正版，就能看出效率差異：✅ 「我是一位【教務主任】，剛結束【60 分鐘教學討論會議】，請幫我產出包含重點摘要、行動決議、參與者清單的 Markdown 會議紀錄。」越精確的上下文參數，越能降低「你寫完還要再改一次」的情況。其他應用場景：出缺席資料＋家長通知信除了會議紀錄，以下這些常出現的繁瑣校務，也都能透過指令進行自動化：📍 出缺席資料統整請根據下列學生點名紀錄，輸出一份當週出缺席統計，格式為 Excel 表格，含遲到／早退分類，並標示重複曠課者。📍 家長通知信自動生成請撰寫一封尊重且具有提醒力道的家長通知信，說明學生小明已連續三天遲到，並提出三項可行改善建議。這類場景因為資訊結構清晰、格式重複率高，非常適合交給 AI 輔助完成。進階應用：串接工具自動化流程若你已熟悉指令撰寫，下一步可以考慮整合其他工具：Google Sheet + ChatGPT：自動輸出點名統計與每週出勤報表Notion + AI API：將每次會議記錄自動歸檔到個人資料庫LINE Notify + AI 指令：生成家長通知後自動推播訊息給導師群組這些進階應用雖然比較吃技術設定，但它會幫你大幅提升行政流程的自動化程度。FAQ：常見問題一次解答Q1：AI 可以取代行政助理嗎？A1：AI 可協助完成格式化任務，如出缺席統整、會議草稿撰寫。但複雜跨部門協調仍需人工處理。Q2：什麼樣的指令最容易出錯？A2：未定義角色、不說明格式、忽略情境背景的指令容易產出錯誤或無效內容。Q3：AI 指令是否可共用？A3：可建立學校內部的共用 Prompt Library，每位教師依科目與任務需求套用，並持續優化。結語行政自動化，不僅僅是靠功能疊加，你需要兼顧設計的品質。只要掌握「角色＋情境＋格式＋目標」這四大結構，你就能讓 AI 成為真正的助教，而不是另一份待處理的任務。最新工具推薦｜用 翰樺電信 一站式校務通訊平台，讓老師輕鬆解決行政瑣事總是被行政與教學瑣事追著跑嗎？翰樺電信推出「企業級校務管理套件」，結合即時通訊、CRM 與 ERP 三大模組，幫助教師：透過這套【校務行政自動化】與【智能通訊】組合，讓您將更多時間和心力，投注在「教學與學生互動」上。👉 立即了解 ▶▶▶ 【翰樺電信校務管理方案】作者聲明本文根據 OECD TALIS 教育報告、RAND 教育應用資料，以及自有顧問研究報告撰寫，旨在提供教師可立即實用的 AI 行政優化解法，協助您將時間重心重回教學與學生互動本質。